§ 16 Aufbewahrungsdauer und Löschfristen

(1) Personenbezogene Daten sind zu löschen, sobald und soweit ihre Speicherung zur Erfüllung der schulischen Aufgaben nicht mehr erforderlich ist. Dies gilt entsprechend für Daten, die in Akten gespeichert sind. Die in den Absätzen 2 und 3 bezeichneten Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

(2) Es sind aufzubewahren:

1. Durchschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen sowie Protokolle über die Teilnahme an Prüfungen; sofern solche Unterlagen nicht vorhanden sind, an ihrer Stelle Unterlagen, mit deren Hilfe der Schulbesuch nachgewiesen werden kann, ohne die zu diesen Unterlagen genommenen Anlagen 60 Jahre,
 
2. Prüfungsunterlagen zehn Jahre,
 
3. sonderpädagogische Förderbögen fünf Jahre,
 
4. Schülerbögen oder sie ersetzende Unterlagen, Akten des pädagogischen Fachpersonals zwei Jahre,
 
5. Akten der Oberstufenkoordinierenden zwei Jahre, oder, wenn die Schülerin oder der Schüler die Schule vor dem Abitur verlässt, fünf Jahre,
 
6. Schülerkarteien ein Jahr.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Schuljahres, in dem die Schülerin oder der Schüler die Schule, die die Unterlagen angelegt hat, verlassen hat.

Sie endet in den Fällen der Nummern 2, 3 und 4 jedoch nicht vor Ablauf der allgemeinen Schulpflicht.

(3) Es sind aufzubewahren:

1. Klassenbücher, soweit nicht Klassenbücher nach Nummer 2 betroffen sind, Kursbücher und Unterrichtsbücher für Fördermaßnahmen zwei Jahre,
 
2. Klassenbücher im Bildungsgang Integrierte Berufsausbildungsvorbereitung (§ 29 Absatz 3 des Schulgesetzes) bei öffentlicher Förderung zehn Jahre,
 
3. Anwesenheitsnachweise der gymnasialen Oberstufe zwei Jahre.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Schuljahres, in dem die Unterlagen erstellt wurden.

(4) Die Bildungsgangempfehlung oder die Förderprognose und die Dokumentation des Beratungsgespräches in der Grundschule werden bis zum Ende der Jahrgangsstufe 10 aufbewahrt.

(5) Die Aufbewahrungsdauer ist bei Beginn der Aufbewahrungsfrist von der aktenführenden Person auf dem Aktendeckel oder in der digital geführten Schülerunterlage zu vermerken.

(6) Daten, die in hohem Maß das Persönlichkeitsrecht der betroffenen Person berühren, sind während des Laufs der Aufbewahrungsfrist von Amts wegen zu löschen, soweit ihre Verarbeitung nicht mehr zwingend erforderlich ist.

(7) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen jahrgangsweise zu vernichten.

Hiervon kann im Einzelfall abgewichen werden, wenn die weitere Aufbewahrung einer Unterlage erforderlich ist.

(8) Auf Antrag der betroffenen Person oder ihrer Erziehungsberechtigten ist zu prüfen, ob in den Schülerunterlagen festgehaltene personenbezogene Daten noch benötigt werden.

§ 5 Absatz 1 gilt entsprechend.

Unterlagen über Ordnungsmaßnahmen werden in der Regel nach Ablauf von drei Schuljahren nicht mehr benötigt, wenn nach der getroffenen Ordnungsmaßnahme keine weiteren Ordnungsmaßnahmen ergriffen worden sind.

Begründungen für Fehlzeiten sind nur bis zum Ablauf des Schuljahres aufzubewahren, das auf das Schuljahr folgt, in dem die Fehlzeiten entstanden sind.